Công tác quản lý kho vẫn luôn có nhiều khó khăn, chính vì vậy mà nó là thành phần hết sức quan trọng. Việc quản lý này có hiệu quả thì sẽ giúp doanh nghiệp mang lại nhiều lợi nhuận, nhưng cũng có những rủi ro nếu không nắm tốt khâu này. Vậy để có kiến thức tốt hơn về hoạt động này thì hãy cùng 69 Invest tìm hiểu qua bài viết bên dưới đây về những lý do mà việc quản lý kho cần phải được thực hiện tại các doanh nghiệp.
Quản lý kho là một bước quan trọng trong kinh doanh
Mục lục bài viết
Tìm hiểu một số khái niệm về kho và quản lý kho
Kho hàng là một trong những yếu tố không thể thiếu đối với các cửa hàng, đơn vị kinh doanh hay các nhà máy, doanh nghiệp. Chính vì vậy, vấn đề quản lý kho luôn được các chủ doanh nghiệp quan tâm.
Xem thêm: Gợi ý những cách đặt tên shop hay, ý nghĩa và độc lạ
Kho là gì?
Trước tiên thì hãy cùng tìm hiểu về kho là gì? Thì đây là nơi được dùng để tập trung các hàng hóa, sản phẩm để bán, trao đổi cho các cửa hàng, đối tác kinh doanh như các linh kiện, vật liệu sản xuất…. Và tất nhiên, số lượng lưu trữ là rất đa dạng và rất lớn.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho trong tiếng Anh gọi là Warehouse Management. Công việc này bao gồm các hoạt động như lưu trữ, bảo quản hay cập nhật các tình hình về hàng hóa có trong kho chính xác và chi tiết. Hệ thống quản lý kho giúp giảm chi phí cho việc lưu thông, đảm bảo các hoạt động sản xuất và cung ứng diễn ra liên tục.
Tìm hiểu khái niệm về lĩnh vực quản lý kho
Công việc cụ thể của người quản lý kho
Để có thể định hình rõ hơn thì dưới đây là những thông tin về công việc cụ thể mà người quản lý kho cần làm:
- Tiếp nhận, thực hiện xử lý các thông tin xuất nhập hàng hóa đến và rời kho.
- Đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa có trong kho.
- Kiểm tra một cách thường xuyên định mức tồn kho.
- Sắp xếp, sử dụng các quy tắc về an toàn và phòng cháy chữa cháy.
- Giải quyết các vấn đề đến yêu cầu của khách hàng về dịch vụ trong kho.
- Lên kế hoạch nhập và trình lên cấp trên.
Xem thêm: Stockbroker là gì? Những điều cần biết về Stockbroker
Những lý do cần phải thực hiện quản lý kho
Công việc quản lý kho đã quá quen thuộc và phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay. Nếu hoạt động này được thực hiện tốt thì sẽ đạt được rất nhiều những lợi ích to lớn.
Tránh được tối đa việc thất thoát hàng hóa
Mọi doanh nghiệp khi bước chân vào công việc kinh doanh đều mong muốn tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Do đó mà việc thất thoát hàng hóa là vấn đề mà không doanh nghiệp nào muốn xảy ra. Vì vậy mà cần một vị trí quản lý kho có năng lực để đảm bảo được số lượng hàng hóa được lưu trữ an toàn.
Tiết kiệm các khoản chi phí
Nếu quản lý kho hàng tốt thì các báo cáo về lưu chuyển hàng hóa sẽ trực quan hơn. Từ đó, có thể dễ dàng nắm bắt được xem sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào không có sự tiêu thụ để đưa ra những kế hoạch thu mua, đẩy mạnh cho hợp lý.
Tăng doanh thu kinh doanh
Như đã đề cập đến bên trên thì bất kỳ việc lãng phí hay thất thoát hàng hóa, nguyên liệu đều có một mức độ ảnh hưởng nhất định đến doanh thu, năng suất bán hàng,… Kiểm kho thường xuyên sẽ giúp công ty có thể kiểm soát một cách nhanh chóng các mặt hàng đang có tình trạng tồn kho để đưa ra các chương trình đẩy bớt lượng hàng đó.
Tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn lưu động
Vốn lưu động chính là vốn chủ sở hữu cùng những lợi nhuận của công ty. Dòng tiền này thường được sử dụng để duy trì các hoạt động kinh doanh. Đồng thời có thể tái đầu tư vào các dự án ngắn hạn.
- Dự trù lượng vốn lưu động một cách phù hợp: Việc điều chỉnh dòng vốn lưu động và lượng tồn kho có sự ảnh hưởng rất nhiều với nhau. Việc này có thể nói là hết sức quan trọng với các công ty có ngân sách còn hạn chế.
- Sử dụng nguồn vốn hợp lý: Nếu quản lý kho tốt thì có thể đưa ra quyết định nhập kho sáng suốt, tránh gây lãng phí.
- Rút ngắn các thời gian xoay vòng vốn: Điều này đòi hỏi người quản lý phải có lượng kiến thức và nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như mức độ tồn kho của từng loại hàng.
Những công việc của quá trình quản lý kho
Công việc quản lý kho hàng trở thành điều quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng nhiều người chưa biết rõ cụ thể về những công việc này. Dưới đây sẽ giúp bạn phần nào hiểu hơn về những công việc của quá trình quản lý khó
Xem thêm: Kinh doanh là gì? Một số ví dụ về doanh nghiệp kinh doanh
Nhập hàng
Nhập hàng là nghiệp vụ chính để giúp việc kinh doanh diễn ra liên tục. Công việc nhập hàng này có vai trò rất quan trọng vì có ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách hay nguồn vốn của doanh nghiệp hay công ty. Nhập kho hàng sẽ gồm nhập kho hàng hóa nguyên liệu và thành phẩm.
- Bước 1: lên kế hoạch thực hiện việc nhập hàng
- Bước 2: tiến hành kiểm tra và đối chiếu dựa trên đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị.
- Bước 3: khi đã đối chứng xong thì lập phiếu nhập kho khi đã kiểm tra
- Bước 4: hoàn thành và sắp xếp khu vực phù hợp
Xuất kho
Đây là công đoạn bán hàng hoặc luân chuyển hàng hóa đến một nơi khác. Công đoạn này cần phải đảm bảo về mặt kiểm kê, chắc chắn không có sự sai sót xảy ra. Các bước trong công đoạn xuất kho bao gồm:
- Bước 1: gửi yêu cầu cần được xuất hàng khi có nhu cầu.
- Bước 2: kiểm tra hàng tồn kho trước khi xuất để đảm bảo các thông số đầy đủ.
- Bước 3: lập phiếu xuất kho rồi gửi đến kế toán, sau đó sẽ chuyển đến quản lý kho.
- Bước 4: xuất kho theo yêu cầu và xác nhận với bên giao và bên nhận.
- Bước 5: cập nhật thông tin lại cho kế toán để ghi sổ kho và hạch toán.
Kiểm hàng
Kiểm hàng là quá trình này cần phải diễn ra định kỳ, theo từng kệ, thùng hàng hay thậm chí là các thiết bị cơ sở vật chất bên trong cả về số lượng và chất lượng.
- Kiểm tra cập nhật một cách liên tục số lượng.
- Kiểm tra chất lượng thường xuyên để phát hiện xử lý hư hại kịp thời.
- Ghi chép số liệu cụ thể sau mỗi lần kiểm tra để làm cơ sở đối chiếu.
Những công việc của quá trình quản lý kho
Báo cáo tồn kho
Quản lý kho cần nắm rõ các số liệu sau khi xuất, nhập, kiểm kê. Theo dõi số lượng hàng đã tiêu thụ, hàng còn tồn đọng để kịp báo cáo tiến độ cho bộ phận kinh doanh. Kết quả bán hàng với kết quả kho phải khớp với nhau. Theo đó, quản lý cần lập báo cáo tổng hợp nộp cho giám đốc để đưa ra những điều chỉnh.
Những kỹ năng mà nhân viên kho nên cần có
Nhân viên kho có vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý kho. Do đó, những công việc của nhân viên kho có mức ảnh hưởng lớn đến quy trình sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Dưới đây là những kỹ năng mà một nhân viên kho cần có để giúp họ có thể dễ dàng hơn trong lúc làm việc.
Khả năng kiểm tra và lập biên lai cho những mặt hàng
Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ rất cần thiết trong quá trình xuất, nhập hay vận chuyển chuyển hàng hóa. Do đó, những nhân viên kho cần phải có kiến thức, kỹ năng thành thạo để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Đồng thời cũng cần phải hiểu được cách lập phiếu xuất kho chi tiết và đầy đủ.
Khả năng kiểm soát hàng tồn hiệu quả
Kiểm soát hàng tồn kho đòi hỏi người làm phải cẩn thận và chuyên nghiệp. Để tránh xảy ra những sai sót thì phải nắm vững quy trình và cách hoạt động. Kiểm soát hàng tồn kho đạt được hiệu quả có thể hỗ trợ chủ cửa hàng xác định được tình trạng tiêu thụ hàng hóa để lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Nhân viên thực hiện công việc này phải ghi chép số liệu sao cho rõ ràng và đầy đủ nhất. Số lượng hàng hóa rất lớn cùng với quá trình xuất nhập diễn ra liên tục nên có thể tốn thời gian và công sức, dẫn đến nhầm lẫn và sai sót. Để hạn chế thất thoát hàng tồn thì nên tìm hiểu thêm về các kỹ năng ghi sổ kế toán.
Các kỹ năng mềm quan trọng cần phải có khác
Quản lý kho phải phối hợp với nhiều bộ phận nên việc học tập và rèn luyện các kỹ năng mềm rất quan trọng. Nhất là cần phải biết lắng nghe và giao tiếp với đồng nghiệp để tránh xung đột. Hơn nữa, chủ cửa hàng phải có kỹ năng lập kế hoạch và lãnh đạo để quản lý hoạt động hiệu quả.
Các kho hàng lớn đòi hỏi khả năng tổ chức và quản lý nhân sự cao để tối ưu hoạt động và giảm thất thoát. Chủ cửa hàng phải giao nhiệm vụ cụ thể và sắp xếp số lượng nhân viên phù hợp. Bên cạnh đó cũng cần phải thiết lập ra các quy tắc để đảm bảo kỷ luật cho công việc.
Những sai lầm cần tránh trong hoạt động quản lý kho
Tình trạng quản lý kho bị mất hàng, hư hỏng vẫn thường xuyên xảy ra trong thực tế. Điều này đã làm cho công việc quản lý kho trở nên khó khăn hơn. Cùng nhìn lại xem những sai lầm trong hoạt động này để tránh tái diễn những lần sau.
Xem thêm: Tìm hiểu những cách tiếp cận khách hàng hiệu quả nhất
Không tiến hành kiểm kê thường xuyên
Việc kiểm kê hàng hóa trong kho thường xuyên nhiều lúc vẫn còn bị các chủ kho bỏ qua bởi như đã đề cập thì số lượng lớn nên dễ xảy ra sai sót. Nhưng không vì thế mà không tiến hành công việc này. Chính vì vậy mà đã dẫn đến những hậu quả nhất định như mất hàng hóa. Bên cạnh đó thì chủ kho sẽ không thể nắm bắt được cụ thể tình trạng hàng hóa.
Sắp xếp hàng hóa không được khoa học, logic
Việc hàng hóa bị sắp xếp lộn xộn, không theo trình tự khoa học làm cho việc theo dõi và quản lý tốn thêm rất rất nhiều thời gian. Chưa kể với hàng hóa có số lượng nhiều như vậy. Do đó, người phụ trách những công việc trong kho nên chia theo từng khu vực, dùng các mã dán hay đánh dấu kệ hay sử dụng mũi tên chỉ vị trí,…sẽ khiến cho công việc được dễ dàng hơn.
Các thiết bị công nghệ hỗ trợ công việc quản lý kho còn lạc hậu
Hiện nay thì phần lớn các phần mềm công nghệ đã được ứng dụng phổ biến nhưng vẫn còn có một số ít các kho quản lý bằng việc sử dụng sổ sách và file trên excel. Hình thức này đã trở nên lạc hậu, các công việc thực hiện cần rất nhiều thời gian và công sức. Hơn nữa do các chức năng chưa được hiện đại hóa nên rất dễ xảy ra sai sót.
Các thiết bị công nghệ hỗ trợ công việc quản lý kho còn lạc hậu
Kết luận
Như vậy 69 Invest đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin về quản lý kho và lý do tại sao cần phải thực hiện công việc này một cách thường xuyên. Muốn làm tốt thì trước hết người quản lý phải có những kiến thức và kỹ năng nhất định để tối ưu hóa hiệu quả. Chúc các bạn có thể đạt được nhiều thành tựu trong công tác quản lý kho bãi.
