Có thể nói, quản lý kho là việc vô cùng quan trọng và cũng là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất. Việc tính toán và theo dõi các hàng hóa trong kho đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và sự chính xác. Chỉ cần một sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra những rủi ro lớn trong kinh doanh. Chính vì vậy, việc tìm ra một phần mềm quản lý kho là vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Hiểu được điều này, 69 Invest sẽ cùng bạn tìm hiểu thế nào là một phần mềm quản lý kho miễn phí đem lại hiệu quả cao qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu về phần mềm quản lý kho miễn phí hiệu quả nhất
Mục lục bài viết
Tổng quan về phần mềm quản lý kho miễn phí
Các hoạt động quản lý kho hàng là nắm bắt số lượng cũng như sự luân chuyển hàng hóa trong kho một cách chính xác. Những số liệu này tác động trực tiếp đến việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp nên phần mềm quản lý kho cần phải được lựa chọn kỹ càng.
Phần mềm quản lý kho miễn phí là gì?
Phần mềm quản lý kho miễn phí là công cụ quản lý hàng hóa trong kho bao gồm các ứng dụng kinh doanh thống kê, quản lý và theo dõi sản phẩm. Ngoài ra, phần mềm này còn được sử dụng để tổ chức bán hàng hóa, mua nguyên vật liệu cũng như tham gia vào quy trình sản xuất khác.
Phần mềm quản lý kho miễn phí là một trợ thủ đắc lực của các doanh nghiệp
Với việc sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như hiệu suất làm việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào việc tìm kiếm và phân tích các kế hoạch phát triển doanh nghiệp. Đồng thời cũng làm giảm thiểu sự thiếu hiệu quả trong mô hình kinh doanh.
Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý kho miễn phí
Thông thường, một hệ thống quản lý kho gồm 5 chức năng chính. Mỗi chức năng đều có một đặc điểm và cách sử dụng riêng. Dưới đây là nội dung cụ thể của từng chức năng:
- Hoàn thành kế hoạch: Chức năng này giúp hoàn thiện kế hoạch mỗi ngày để tiếp nhận các hoạt động nhập kho và lựa chọn khối lượng công việc phù hợp. Ngoài ra, việc xử lý các đơn đặt hàng trong ngày, ước tính nguồn nhân lực cũng như số lượng xe vận chuyển cần thiết. Điều này giúp cho quá trình giao hàng đạt hiệu quả cao nhất.
- Chức năng tổ chức: Việc xác định thứ tự các đơn hàng được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau. Điều này nhằm đáp ứng được các yêu cầu trong việc quản lý kho của doanh nghiệp. Mục đích chính khi sử dụng những chức năng tổ chức là để kiểm soát và phát hiện ra những đơn hàng không mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ chối chúng.
- Chức năng nhân sự: Các nhân viên khi làm việc liên quan đến hoạt động quản lý kho sẽ đều được chỉ định và làm việc theo hướng dẫn. Chức năng này sẽ giúp giảm thiểu thời gian quản lý kho của doanh nghiệp.
- Chức năng chỉ đạo: Đây là chức năng giúp đảm bảo các quy trình và thủ tục trong kho được thống nhất và phù hợp với tính chất công việc của doanh nghiệp. Không những thế, chức năng này còn có thể phân chia công việc và quản lý từng nhân viên rất hiệu quả.
- Chức năng kiểm soát: Việc cung cấp các kết quả kinh doanh để doanh nghiệp có căn cứ theo dõi tiến trình công việc hàng ngày. Chức năng này có thể đáp ứng các yêu cầu rất kịp thời cũng như phân tích công việc tại kho một cách chính xác.
Xem thêm: Thế nào là mô hình 2 đáy? Cách để xác thực và giao dịch hiệu quả
Những khó khăn của việc quản lý kho hàng
Khi chưa có các phần mềm công nghệ hiện đại, việc quản lý kho thủ công gặp rất nhiều khó khăn và trở ngại. Điều này được thể hiện rõ qua những vấn đề sau:
- Khó cập nhật được chính xác lượng hàng hóa trong kho.
- Mất nhiều thời gian khi quản lý thủ công.
- Hàng hóa trong kho không được sắp xếp khoa học, hợp lý.
- Số liệu nhập kho và xuất kho có nhiều sai sót.
Xem thêm: Đặt ảnh bìa shop quần áo như thế nào để thu hút người xem
Đặc điểm của một phần mềm quản lý kho miễn phí
Với việc sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí, người dùng có thể quản lý hay sắp xếp vị trí của từng sản phẩm, hàng hóa theo quy luật. Việc nắm bắt chi tiết kho hàng sẽ giúp quá trình bán hàng diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn. Các phần mềm quản lý kho này có những đặc điểm vô cùng nổi bật và hữu ích.
Phần mềm quản lý kho miễn phí có những đặc điểm vô cùng tiện dụng và hữu ích
Phần mềm quản lý kho được coi như là một trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp giúp bạn quản lý kho một cách chuyên nghiệp và dễ dàng hơn rất nhiều so với các phương thức truyền thống. Có thể dễ dàng nhận thấy được những ưu điểm nổi bật của phần mềm này như sau:
Quản lý quy trình nhập kho
Khi sử dụng phần mềm quản lý, hàng hóa trong kho sẽ được đặt đúng vị trí. Điều này sẽ đảm bảo được quy trình làm việc diễn thuận lợi hơn. Ngoài ra, phần mềm còn lên kế hoạch nhận hàng, giúp việc thu xếp các khu vực lưu trữ và bố trí nhân công một cách phù hợp.
Việc xử lý cũng như kiểm tra quy trình nhập kho được tiến hành nhanh và ít lỗi hơn. Đồng thời, phần mềm còn giúp xử lý biên nhận hàng, kiểm đếm hàng hóa nhằm tiết kiệm thời gian giao dịch. Hơn nữa, năng suất cũng sẽ được nâng cao khi có sự hướng dẫn nhập kho từ phần mềm.
Quản lý quy trình xuất kho
Phần mềm quản lý kho miễn phí có thể được thực hiện dựa trên các khối lượng đơn nhận và vận chuyển. Tất cả những dữ liệu được nhập vào trong quá trình đóng gói cũng như dán nhãn sản phẩm đều được thực hiện và xử lý dễ dàng. Mỗi một kích thước hay trọng lượng khác nhau sẽ được phần mềm tự động xác định và phân chia cụ thể.
Nhờ những tính năng này mà chi phí đóng gói và phân loại cũng được giảm thiểu đáng kể. Các nhãn mác hay bao bì cũng được in, dán đúng vị trí theo mẫu trong từng sản phẩm.
Quản lý hàng tồn kho
Một lợi ích vô cùng to lớn khi sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí đó là khả năng quản lý hàng tồn kho cực kỳ hiệu quả. Hệ thống sẽ phát cảnh báo tự động khi gặp tình trạng thiếu hàng. Đặc biệt, phần mềm sẽ tạo những cảnh báo qua SMS hay Email của chủ doanh nghiệp khi hàng không được phân phối. Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể tìm nguồn hàng thay thế hoặc lên những kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Vấn đề lưu trữ hàng hóa cũng được giải quyết hợp lý nhất. Hàng hóa sẽ được đặt vào không gian lưu trữ phù hợp theo từng loại theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình này giúp tối đa hóa không gian có sẵn của kho đồng thời tăng thêm năng suất lao động.
Các hàng hóa sẽ được sắp xếp đúng vị trí khi sử dụng phần mềm quản lý
Không chỉ vậy, phần mềm quản lý kho miễn phí còn phân tích các dự báo tồn kho và cung cấp những kết quả được ước tính về doanh số mỗi ngày. Qua đó, người quản lý có thể biết rõ số lượng sản phẩm dự kiến được xuất, nhập hay lưu trữ.
Xem thêm: Lý thuyết Dow là gì? Những nguyên lý của lý thuyết Dow
Kết luận
Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã có thể hiểu thế nào là một phần mềm quản lý kho miễn phí đem lại hiệu quả cao. Hy vọng với những kiến thức mà 69 Invest chia sẻ sẽ giúp bạn đọc có thêm nhiều thông tin hữu ích trong việc kinh doanh của mình. Chúc bạn tìm được những công cụ hữu ích và thành công trong kinh doanh.
